ビジネスにおける文書管理

【文書管理の目的】
人と人、会社と会社のやり取りの中では電話、メールなどのやり取りがされますが、ほとんどの内容はその場のやり取りに終始して、保管しておくべきものは少ないのが現状です。
しかし、最終決定して、その内容を基に話を進めていく場合の書類については管理をしていく必要があります。
文書管理の方法としてはさまざまな方法がありますが、一般的にはすぐに確認できて、取り出しやすい状態に保つことが求められます。

【ビジネスでの文書管理】
オフィスにいくと、たいていの会社には書庫があります。
最近でこそパソコン関連での保管がされているところも多くなりましたが、それでも何がしかの形で書面に印刷されていることが多いものです。
これは、各種データについては電子機器が故障をしたときなどのために、念のため保管しているのです。
また、ビジネスにおける契約などには、それなりの印鑑を押す必要性があることから、書面でのやり取りになります。

【文書管理の手順】こういった文書というのは時間の経過とともに、どんどん貯まっていきます。そのために保管期間などのルールを作って運用していく必要があります。
重要度、拡散度などに応じて、適宜捨てていく必要があるのです。
ビジネスにおいては意味のない保管は、無駄なコストになってしまいますので、必要なものを必要なところへ、必要な量おいておく必要があるわけです。
あくまでもビジネスと割り切って、ルールに基づき仕分けることで円滑な文書管理が可能になります。

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